Área de Expediente

Actividades

À Área de Expediente compete:

· Assegurar a receção, registo, classificação e distribuição de correspondência de e para todas as Unidades Orgânicas, Funcionais e Serviços do Instituto Politécnico de Tomar;

· Assegurar que os prazos de respostas administrativos são cumpridos;

· Elaborar ofícios, notas internas, comunicações e outros documentos internos;

· Controlar a circulação interna e externa do expediente dos SC do IPT;

· Assegurar o expediente relativo às notificações, participações, queixas e inquéritos administrativos inerentes á Área;

· Manter atualizado o arquivo da correspondência e demais documentos da Área;

· Efetuar, de acordo com a lei e os prazos estabelecidos, a triagem dos documentos a conservar e a destruir;

· Assegurar o serviço público de consulta de documentos;

· Gerir a cedência e utilização do parque automóvel;

· Controlar a distribuição de salas de aula e sua ocupação, com base, entre outros, nos horários letivos fornecidos pela Comissão de Horários;

· Gerir a cedência de instalações para eventos ocasionais;

· Gerir a cedência de equipamentos de comunicações móveis;

· Elaborar mensalmente mapa comparativo das verbas afetas e gastos efetuados relativamente a cada equipamento de comunicações atribuído, e proceder ao seu envio ao Gabinete Controle Financeiro e Contabilidade;

· Assegurar o apoio no âmbito do sistema da A3ES;

· Coordenar as atividades de apoio, no âmbito do apoio às atividades letivas, bem como os serviços relativos ao parque automóvel.

- Recolher os elementos necessários à elaboração do plano anual da Área de Expediente;

- Exercer as demais funções, procedimentos, tarefas ou atribuições que lhe forem cometidos por lei, norma, regulamento, deliberação, despacho ou determinação superior.

 

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